--- title: "\\[n8n-template\\] Archiviazione automatica delle fatture — Paolo Ronco" language: "it" url: "https://paoloronco.it/writing/n8n-template-automated-invoice-archiving" --- [← writing](/writing) 25 novembre 2025 · 12 min di lettura · #n8n # \[n8n-template\] Archiviazione automatica delle fatture Recupera, archivia ed estrai automaticamente le informazioni principali dalle fatture ricevute via email dal tuo operatore o fornitore di servizi (energia elettrica, gas, telecomunicazioni, acqua… * * * Recupera, archivia ed estrai automaticamente le informazioni principali dalle fatture ricevute via email dal tuo operatore o fornitore di servizi (energia elettrica, gas, telecomunicazioni, acqua ecc.). Il workflow salva le fatture su Google Drive (oppure, facoltativamente, sul tuo server FTP/SFTP personale) e registra tutti i dettagli in Google Sheets tramite un’estrazione basata sull’IA. ![](/posts/n8n-template-automated-invoice-archiving/image-1-1024x353.png) 👨🏻‍💻GitHub: [paoloronco/n8n-templates](https://github.com/paoloronco/n8n-templates/) 📽️**Video**: [Video IA: archiviazione automatica delle fatture - YouTube](https://www.youtube.com/watch?v=0s-95L8cmyE&feature=youtu.be) 👥 Template della community n8n: **Prossimamente** ## Guida alla configurazione: Prima di configurare il workflow, ti serviranno: 1. **Istanza n8n** - Installata in proprio oppure su n8n Cloud, con accesso alle credenziali. 2. **Account Google** con: - Accesso a Gmail - Google Drive - Google Sheets 3. **Server FTP/SFTP (facoltativo)** se vuoi conservare una copia di ogni fattura al di fuori dei servizi Google. 4. **Provider LLM / IA** - Ad esempio **OpenRouter** o **OpenAI**, con: - Chiave API - Credito o quota sufficienti. 5. **Email contenenti le fatture** - Il tuo operatore o fornitore dovrebbe inviare le fatture da un **indirizzo email sempre uguale** (ad esempio `billing@provider.com`). - Le fatture devono essere **allegate in formato PDF**. I PDF contenenti testo offrono i risultati migliori. * * * ## 2\. Importare il workflow in n8n 1. Scarica o copia il file JSON del workflow (`20-SaveInvoices-Templates.json`). 2. In n8n, vai su **Workflows → Import from File / Clipboard**. 3. Importa il file JSON. 4. Salva il workflow assegnandogli un nome chiaro, ad esempio `Automated Invoice Archiving`. Ora dovresti vedere un flusso che include nodi come: - **Schedule Trigger** - **Get many messages (Gmail)** - **Filter-contains\_attachment** - **Gmail-Get\_Invoice** - **GoogleDrive-upload-file** - **downloadFile** - **FTP-upload-octopus** - **Extract from File1** - **OpenRouter Chat Model1** - **AI\_Agent-fields** - **Code\_extractFields** - **GoogleSheets\_save** - **Delete a file1** - **Delete a message** Le note adesive nell’area di lavoro ti aiuteranno a riconoscere visivamente le varie sezioni. * * * ## 3\. Configurare le credenziali ### 3.1 Gmail (OAuth2) Questo workflow utilizza i seguenti nodi Gmail: - **Get many messages** - **Gmail-Get\_Invoice** - **Delete a message** #### Procedura 1. In n8n, vai su **Credentials → New → Gmail OAuth2**. 2. Segui la guida ufficiale per creare le credenziali OAuth e collegare Gmail: - [Documentazione del nodo Gmail](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.gmail/) 3. Una volta creata, seleziona questa credenziale in tutti i nodi Gmail del workflow. > Suggerimento: se possibile, usa un account Gmail o un’etichetta dedicati alle fatture. In questo modo sarà più semplice eseguire i test e monitorare il workflow. * * * ### 3.2 Google Drive Utilizzato da: - **GoogleDrive-upload-file** — carica il PDF della fattura - **Delete a file1** — elimina facoltativamente il file temporaneo da Drive #### Procedura 1. In n8n, crea una credenziale **Google Drive OAuth2**. 2. Segui: - [Documentazione del nodo Google Drive](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/app-nodes/n8n-nodes-base.googledrive/) 3. Apri il nodo **GoogleDrive-upload-file** e seleziona la tua credenziale Google Drive. 4. Nel nodo: - Scegli **“My Drive”** oppure l’unità che desideri - Imposta il **Folder ID** della cartella in cui vuoi archiviare le fatture. - In Google Drive, apri la cartella → copia l’ID dall’URL, ad esempio: `https://drive.google.com/drive/folders/ABC123...` → la parte successiva a `/folders/` è l’ID. Seleziona la stessa credenziale anche per **Delete a file1**. * * * ### 3.3 FTP/SFTP (facoltativo) Utilizzato da: - **FTP-upload-octopus** Se non ti serve FTP, puoi disattivare o rimuovere questo nodo. Se invece vuoi usarlo: 1. In n8n, crea una nuova credenziale **SFTP** o **FTP** con i dati del server (host, porta, nome utente, password o chiave SSH). 2. Se necessario, consulta la documentazione ufficiale: - [Documentazione del nodo FTP](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.ftp/) 3. Nel nodo **FTP-upload-octopus**: - Imposta **Protocol** su `sftp` (consigliato) oppure `ftp`. - Seleziona la tua credenziale. - In **PATH**, inserisci la directory in cui vuoi archiviare le fatture, ad esempio: - `/home/user/invoices/` - Lascia invariate le altre impostazioni, a meno che tu non abbia esigenze specifiche. * * * ### 3.4 Provider IA (OpenRouter / OpenAI / altri LLM) Utilizzato da: - **OpenRouter Chat Model1** - **AI\_Agent-fields** (nodo LangChain Agent che fa riferimento al modello di chat) Questa coppia di nodi trasforma il testo grezzo del PDF in un JSON strutturato (fornitore, data, importo, voci, imposte ecc.). #### Procedura 1. Registrati o accedi al provider che preferisci (ad esempio OpenRouter o OpenAI). 2. Ottieni una **chiave API**. 3. In n8n, crea una nuova credenziale per il provider scelto (ad esempio **OpenRouter API**). 4. Apri il nodo **OpenRouter Chat Model1**: - Seleziona la tua credenziale. - Scegli il modello che preferisci. Modelli consigliati: - `gpt-4.1`, `gpt-4.1-mini` - oppure una variante avanzata di `llama-3`. 5. Assicurati che il nodo **AI\_Agent-fields** utilizzi **OpenRouter Chat Model1** come modello linguistico (nel template il collegamento è già presente). > Nota: il prompt di sistema e le istruzioni di estrazione sono già configurati nel template per restituire un JSON strutturato con `vendor_name`, `invoice_date`, `total_amount`, `line_items`, campi fiscali ecc. Puoi modificare il prompt se le tue fatture seguono formati specifici. * * * ### 3.5 Google Sheets (account di servizio) Utilizzato da: - **GoogleSheets\_save** (operazione di aggiunta) Questo nodo aggiunge al foglio Google una riga per ogni fattura elaborata. #### 3.5.1 Creare un foglio 1. Crea un nuovo foglio di lavoro in Google Sheets. 2. Nella prima riga (intestazione), crea **queste colonne**: - `Vendor` - `Type` - `Date` - `Amount` In seguito puoi aggiungere altre colonne (ad esempio `Invoice Number`, `Tax` ecc.), ma queste quattro sono quelle utilizzate dal template per impostazione predefinita. #### 3.5.2 Configurare l’account di servizio e l’accesso 1. In Google Cloud Console, crea un **account di servizio** e abilita l’API di Google Sheets. 2. Genera una chiave JSON e caricala in n8n come credenziale **Google API**. 3. In Google Sheets, fai clic su **Share** e condividi il documento con l’indirizzo email dell’account di servizio (solitamente simile a `service-account-name@project-id.iam.gserviceaccount.com`), concedendo l’accesso in **modifica**. #### 3.5.3 Configurare il nodo 1. Apri **GoogleSheets\_save** in n8n. 2. Seleziona la tua credenziale **Google API**. 3. Imposta: - **Document ID** — ricavato dall’URL del foglio - `https://docs.google.com/spreadsheets/d/DOCUMENT_ID/edit#gid=...` - **Sheet Name** — nome della scheda in cui aggiungere i dati. 4. Controlla la mappatura: per impostazione predefinita, il workflow associa: - `Vendor` ← `{{$json.vendor_name}}` - `Type` ← `{{$json.line_items[0].description}}` - `Date` ← `{{$json.invoice_date}}` - `Amount` ← `{{$json.total_amount}}` Puoi ampliare la mappatura includendo altri campi (più colonne nel foglio e la relativa mappatura nel nodo). * * * ## 4\. Configurare ogni nodo (passo dopo passo) Esaminiamo ora i nodi principali nell’ordine di esecuzione e vediamo quali impostazioni potrebbe essere necessario modificare. ### 4.1 Schedule Trigger Nodo: **Schedule Trigger** - Scopo: avvia automaticamente il workflow. - In questo template è impostato per essere eseguito a un minuto specifico di ogni ora. ## Configurazione: 1. Apri il nodo. 2. Regola l’**intervallo**: - Ad esempio, ogni **ora**, al minuto **25**. - Oppure una volta al giorno a un orario specifico. 3. Salva. * * * ### 4.2 Get many messages (Gmail) Nodo: **Get many messages** - Scopo: recupera le email dalla posta in arrivo. - È configurato per: - Utilizzare una credenziale Gmail OAuth2 - Filtrare per **mittente** e **allegati PDF**. ## Configurazione: 1. Seleziona la tua credenziale Gmail. 2. In **Filters → Sender**, imposta l’indirizzo email da cui vengono inviate le fatture, ad esempio: - `billing@provider.com` - `invoices@isp.com` 3. Mantieni **downloadAttachments = true** (nel template è già impostato così). * * * ### 4.3 Filter-contains\_attachment Nodo: **Filter-contains\_attachment** - Scopo: consente di proseguire solo ai messaggi **con allegati**. Questo nodo applica una semplice condizione “exists” ai dati binari del nodo precedente. In genere non è necessario modificare nulla. * * * ### 4.4 Gmail-Get\_Invoice Nodo: **Gmail-Get\_Invoice** - Scopo: recupera l’**email completa** e **scarica l’allegato** di ogni messaggio selezionato. ## Configurazione: 1. Assicurati che sia selezionata la credenziale Gmail. 2. Verifica che `downloadAttachments` sia abilitato. Il template utilizza già l’ID proveniente dal nodo **Get many messages**, quindi non occorre modificare altro. * * * ### 4.5 GoogleDrive-upload-file Nodo: **GoogleDrive-upload-file** - Scopo: carica il PDF della fattura in una cartella specifica di Google Drive. ## Configurazione: 1. Seleziona la tua credenziale Google Drive. 2. In **Folder ID**, incolla l’ID della cartella destinata alle fatture. 3. Il modello per il nome è già impostato in modo simile a: - `{{ $json.from.value[0].name }}-{{ $json.date }}` - Puoi lasciarlo invariato oppure modificarlo. * * * ### 4.6 downloadFile Nodo: **downloadFile** (HTTP Request) - Scopo: scarica nuovamente il file da Google Drive tramite il relativo `webContentLink`, in modo che possa essere elaborato e/o caricato via FTP. Questo nodo dovrebbe funzionare senza modifiche; in genere non richiede alcuna configurazione. * * * ### 4.7 FTP-upload-octopus (facoltativo) Nodo: **FTP-upload-octopus** - Scopo: salva il PDF della fattura sul tuo server FTP/SFTP. ## Configurazione: 1. Imposta **Protocol** (`sftp` è consigliato). 2. Scegli la tua credenziale FTP/SFTP. 3. In **Path**, inserisci la directory (ad esempio `/invoices/`) oppure un percorso annidato. 4. Il nome del file viene già normalizzato e riceve automaticamente l’estensione `.pdf` se non è presente. Se non disponi di FTP o non vuoi utilizzarlo: - **Disattiva** questo nodo - Oppure collega il nodo precedente (downloadFile) direttamente ai nodi successivi, saltando FTP e la successiva eliminazione da Drive. * * * ### 4.8 Delete a file1 (facoltativo) Nodo: **Delete a file1** - Scopo: elimina il PDF della fattura da Google Drive dopo che è stato caricato via FTP ed elaborato. Puoi: - Lasciarlo attivo se vuoi archiviare i file solo via FTP e i dati in Sheets. - Disattivarlo se preferisci conservare le fatture in Google Drive. Fa riferimento all’ID del file caricato da **GoogleDrive-upload-file**, quindi dovrebbe funzionare senza modifiche, purché quel nodo sia configurato. * * * ### 4.9 Delete a message (facoltativo) Nodo: **Delete a message** - Scopo: elimina l’email originale da Gmail dopo che l’elaborazione è terminata correttamente. Se vuoi **conservare** le email nella posta in arrivo: - **Disattiva** semplicemente questo nodo. In caso contrario, lascialo abilitato: utilizza l’ID del messaggio proveniente da **Get many messages**. * * * ### 4.10 Extract from File1 Nodo: **Extract from File1** - Scopo: estrae il contenuto testuale dal PDF. ## Configurazione: - Modalità: `pdf` (già impostata nel template). - In genere non sono necessarie altre configurazioni. Se le fatture sono PDF composti soltanto da immagini, ti servirà il supporto OCR, ad esempio tramite un altro servizio. Per i normali PDF contenenti testo, questo nodo è sufficiente. * * * ### 4.11 AI\_Agent-fields & OpenRouter Chat Model1 Nodi: **OpenRouter Chat Model1** → **AI\_Agent-fields** - Scopo: - Convertire il testo in un oggetto JSON strutturato. - Estrarre campi quali `invoice_number`, `vendor_name`, `invoice_date`, `total_amount`, `tax_details`, `line_items` ecc. ## Configurazione: 1. In **OpenRouter Chat Model1**: - Seleziona la credenziale e il modello. 2. In **AI\_Agent-fields**: - Verifica che il **System Message** descriva le tue esigenze di estrazione. - Il messaggio indica già al modello di: - Restituire **soltanto JSON** - Includere tutti i campi obbligatori - Assicurarsi che la somma dei valori `line_total` corrisponda a `total_amount` Puoi adattare il prompt ai formati di fattura del tuo Paese, a campi aggiuntivi o a norme fiscali specifiche. * * * ### 4.12 Code\_extractFields Nodo: **Code\_extractFields** (nodo Code) - Scopo: ripulisce e analizza l’output grezzo dell’IA trasformandolo in JSON valido, gestendo: - Backtick superflui - Caratteri con sequenze di escape - Casi limite in cui il modello racchiude il JSON all’interno di testo. In genere non è necessario modificare questo nodo. Restituisce un oggetto JSON pulito che il nodo Google Sheets può utilizzare. * * * ### 4.13 GoogleSheets\_save Nodo: **GoogleSheets\_save** - Scopo: aggiunge una riga al foglio Google per ogni fattura. ## Configurazione: 1. Seleziona la tua credenziale **Google API**. 2. Inserisci **Document ID** e **Sheet Name** come descritto in precedenza. 3. Verifica o modifica la mappatura delle colonne: - `Vendor` ← `{{$json.vendor_name}}` - `Type` ← `{{$json.line_items[0].description}}` - `Date` ← `{{$json.invoice_date}}` - `Amount` ← `{{$json.total_amount}}` Per acquisire altri campi: - Aggiungi le colonne in Google Sheets - Aggiungi gli stessi campi alla mappatura del nodo. * * * ## 5\. Testare il workflow Prima di attivare l’esecuzione programmata, testa manualmente il workflow. ### 5.1 Inviare una fattura di prova 1. Inviati un’email **dall’indirizzo reale del mittente** allegando un PDF di fattura di esempio. 2. In alternativa, inoltrati una fattura esistente mantenendo l’indirizzo del mittente originale, se possibile. ### 5.2 Eseguire il workflow una volta 1. In n8n, fai clic su **Execute Workflow**. 2. Osserva ogni nodo: - `Get many messages` dovrebbe restituire l’email di prova. - `Filter-contains_attachment` dovrebbe lasciarla passare. - `Gmail-Get_Invoice` dovrebbe mostrare una voce `binary` contenente il PDF. - `GoogleDrive-upload-file` dovrebbe caricare un file. - `Extract from File1` dovrebbe restituire il testo. - `AI_Agent-fields` dovrebbe restituire un JSON strutturato. - `GoogleSheets_save` dovrebbe aggiungere una riga. Se qualcosa non funziona: - Controlla le credenziali (token scaduti o chiavi errate). - Controlla il filtro del mittente (l’indirizzo email potrebbe non corrispondere al filtro). - Controlla il PDF: se è una scansione composta solo da immagini, l’estrazione del testo potrebbe non riuscire. - Controlla gli eventuali messaggi di errore del nodo IA (ad esempio limiti di frequenza o chiave non valida). * * * ## 6\. Messa in produzione e manutenzione Quando il test dà il risultato desiderato: 1. Imposta il workflow come **Active** in n8n. 2. Monitora alcune esecuzioni: - Verifica che le righe vengano aggiunte correttamente in Sheets. - Verifica che i file compaiano nella destinazione prevista (Drive / FTP). 3. Regola **Schedule Trigger** in base alle tue esigenze: - Più frequente nei periodi con molte fatture - Meno frequente se le fatture sono rare. ### Suggerimenti per la manutenzione - **Costi dell’IA:** controlla l’utilizzo dell’LLM per evitare sorprese. - **Credenziali:** aggiorna i token OAuth (Gmail/Drive) quando necessario. - **Modifiche allo schema:** quando aggiungi nuove colonne a Sheets, aggiorna di conseguenza la mappatura del nodo. - **Gestione degli errori:** valuta l’aggiunta di un workflow per gli errori o di altri nodi di registrazione, ad esempio per ricevere un’email se l’analisi non riesce. * * * ## 7\. Idee per la personalizzazione Quando il workflow di base funziona, puoi ampliarlo: - **Più fornitori:** - Duplica la sezione email usando filtri del mittente diversi - Utilizza un nodo `Merge` o un unico percorso di registrazione in Sheets. - **Contrassegnare o etichettare le email anziché eliminarle:** - Sostituisci `Delete a message` con un nodo Gmail che applichi un’etichetta come `Processed-Invoices`. - **Spazio di archiviazione aggiuntivo:** - Carica i file su servizi cloud come S3 o MinIO tramite HTTP o nodi dedicati. - **Dati più dettagliati nel foglio di lavoro:** - Salva `invoice_number`, `tax_breakdown` o persino le singole voci in righe separate. * * * Ora disponi di un workflow n8n di **archiviazione automatica delle fatture** completamente documentato e pronto per la produzione, con istruzioni dettagliate per configurare Gmail, Google Drive, FTP/SFTP, IA e Google Sheets. Una volta attivato, manterrà le fatture in ordine e i dati di spesa pronti per l’analisi, senza richiedere interventi manuali. In questa pagina - [Guida alla configurazione:](#guida-alla-configurazione) - [2\. Importare il workflow in n8n](#2-importare-il-workflow-in-n8n) - [3\. Configurare le credenziali](#3-configurare-le-credenziali) - [4\. Configurare ogni nodo (passo dopo passo)](#4-configurare-ogni-nodo-passo-dopo-passo) - [Configurazione:](#configurazione) - [Configurazione:](#configurazione-1) - [Configurazione:](#configurazione-2) - [Configurazione:](#configurazione-3) - [Configurazione:](#configurazione-4) - [Configurazione:](#configurazione-5) - [Configurazione:](#configurazione-6) - [Configurazione:](#configurazione-7) - [5\. Testare il workflow](#5-testare-il-workflow) - [6\. Messa in produzione e manutenzione](#6-messa-in-produzione-e-manutenzione) - [7\. Idee per la personalizzazione](#7-idee-per-la-personalizzazione)